Departamente Simpe

1. Guests, Protocol și Logistică

Realizeză lista cu invitații, pregătește invitațiile, le trimite și se asigură că au ajuns la destinatar; primește confirmarea invitațiilor;
Află de la invitați ora/data/locul în care ajung în Cluj-Napoca și informații despre meniul acestora;
Asigură logistica pentru sălile în care se desfășoară activități.(aranjarea sălilor etc.);
Realizeză baza de date cu materialele care sunt folosite în cadrul proiectului (intrări și ieșiri de materiale);
Asigură aranjamente florale pe toata perioada evenimentului precum și contactarea de firme de catering;
Transfer invitați de la cazare la locatia de desfasurare a activitatiilor didactice/culturale si sociale;

2. Social Events, Housing și Coffee Break

Contribuie la obținerea resurselor necesare desfășurării activităților propuse (sponsorizări în produse etc.);
Amenajează sălile în care vor avea loc dineu/cocktailul;
Contactarea departamentului de logistică pentru materialele necesare;
Hostes la dineu/cocktail - primesc invitații, se asigură că totul funcționează corespunzator;
Membrii stau la dispoziția participanților pe tot parcursul evenimentelor;
Cunoașterea protocolului;
Fac curățenie dupa fiecare pauză;
Realizează un necesar pentru ziua următoare;
Rezerva anticipat locațiile pentru dineu/cocktail, concert, seri sociale ;
Creează o listă cu evenimentele din Cluj pe durata proiectului, ca sursa alternativă de petrecere a timpului liber și organizarea unor activități recreative (tur oraș, vizite muzee, cinema etc);
Transfer participanți de la gara/aeroport cu taxi sau mașina propie la locul de cazare ;
Rezervarea camerelor, se asigura de calitatea camerelor (să nu existe defecțiuni înainte și după proiect);
Stau la dispoziția participanților, îi însoțesc de la locul de cazare la sălile de ședință/evenimente sociale și se asigură că ajung la timp;
Prezintă programul premergător activităților (ex: stabilesc ora de plecare de la cazare etc.);
Asigură buna desfășurare a pauzelor de masa;
Sunt atenți la nevoile participantilor;

3. Relații Publice

Membrii departamentului cunoasc foarte bine proiectul pentru prezentarea lui cât mai profesionist;
Contactare presă, instituții publice și private precum și parteneri;
Întocmește toate comunicatele de presă până la data stabilită;
Creează textele necesare proiectului: invitații, prezentare site, comunicate de presă, etc.
Trimis faxuri;
Contactarea organizațiilor partenere din diferite centre;
Promovare site-ul proiectului pe yahoo groups, rețele de socializare, radio, TV etc.
Realizarea unor scrisori de mulțumire pentru parteneri, sponsori, instituții publice, personalități, după finalizarea proiectului;
Menținerea relației cu universitatea, instituțiile publice clujene și din centre universitare, sponsori, ambasade;
Realizarea unui dosar de presa și alcătuirea mapei de presa;
Monitorizarea presei atât în Cluj cât și la nivel național și internațional;
Organizarea de conferințe de presa;

4. Imagine

Lipit afise, flyere, stickere, pliante etc
Realizat badge-uri colorate pe comitete, partide și țări;
Design mape, genti etc.
Contactarea firmelor;
Realizare design banner + firma care să se ocupe de realizarea lui efectivă;
Realizare design invitații + invitații personalizate și cu plic special pentru personalități;
Realizare spot radio și TV;
Promovat si reactualizat site;
Realizare souvenir + diplome pentru voluntari și participanți;
Realizare design afiș , flyere, stickere, pliante, pixuri pt eveniment etc;

5. Foto-jurna

Realizarea unui ziar al evenimentului;
Interviuri cu invitați, cu moderatori și participanți;
Surprinderea evenimentelor importante prin materiale scrise și imagini;
Asumarea responsabilitații pentru tiparirea zilnică a ziarului ;
Stocarea imaginilor/informațiilor la sfârșitul fiecărei zile;
Comunicarea necesarului de materiale către departamentul de protocol, cu cel puțin o zi înainte;
Crearea unui calendar cu ideile pentru fiecare zi;
Realizarea unui material video pentru cocktail (slide, filmulet etc);
Trimiterea ziarului la Parlamentul European (tradus in engleza);
Feed-back participanți/președinți și vicepreședinți de comisii/voluntari;

6.Conferinta

OBS: Acesta este singurul departament indreptatit sa raspunda la intrebari tehnice cu privire la desfasurarea sedintelor si a plenarei

Redactare texte prezentare conferința de adăugat pe site;
Stabilire calendar selecție participanți;
Stabilesc criteriile de selecție;
Selecteaza participanții;
Mentin legatura cu președinții și vicepresedinții de comisie;
Alocarea țărilor și a grupurilor parlamentare și listele cu numele persoanelor, redactarea regulilor de procedură/ corectare etc.
Stabilesc conținut genți pentru participanți;
Aranjarea sălilor pentru ședințele pe comisii;
Diagramele sălilor pentru ședințele de comisii;

7.Secretariat

Se asigură ca au primit toate materialele necesare înscrierilor;
Pregătesc și realizează înscrierea participanților;
Ajung la conferințe/ ședințe cu cel puțin o ora înainte de începerea acestora pentru a-și instala echipamentul ( laptopuri,videoproiectoare, etc);
Redacteaza rezoluțiile;
Realizeaza formulare de evaluare și le ditribuie participantilor.